Configuração SAP FI
SAP FI Contabilidade Financeira
A principal tarefa da contabilidade financeira do sistema SAP é prover uma visão abrangente e integrada das demonstrações contábeis para fins legais.
Essencialmente, o razão funciona como um registro completo de todas as transações contábeis. É o modelo centralizado e atualizado para a prestação de contas.
As operações individuais podem ser verificadas a qualquer momento no processamento, em tempo real, por intermédio da exibição dos documentos originais, partidas individuais e da movimentação no período em vários níveis, tais como:
Informação sobre os registros
Saldos/movimentação no período
Para que o módulo SAP FI atenda todas as necessidades, são necessarias algumas configurações SAP FI, com isso, listamos algumas das principais transações para configuração SAP FI:
Veja também em Web Store: Configurações SAP FI
Configuração SAP FI
OY01 – Parâmetros Globais de Países
Cadastrar o país e selecionar sua moeda, o formato de data, formato de endereço, representação decimal, etc.
Devem ser incluídos todos os países, com os quais a sua empresa tem relações comerciais.
OY17 – Campos de Países
Definir a extensão de alguns campos utilizados no país, como o código postal, número de conta bancária, código bancário, a chave do banco, etc.
OVK2 – Regiões – Cadastrar Estados do País.
Cadastrar/ Criar os estados brasileiros.
OY03 – Moedas
Cadastrar os códigos das moedas da empresa. Para todas as moedas que possam surgir nas operações empresariais da sua empresa é necessário existir uma entrada na tabela de moedas.
OY04 – Casas Decimais para Códigos de Moedas
CCadastrar o número de casas decimais de cada moeda. Quando não é informado, o sistema assume automaticamente duas casas decimais.
OB22 – Moedas Internas Adicionais por Empresa
Definir moedas internas adicionais por empresa, ou seja, adicioar outras moedas a empresa, como moeda forte, moeda índice. As moedas utilizadas pelo SAP são:
Moeda Interna: Moeda da empresa
Moeda da Transação: Moeda do documento
Moeda Forte: Normalmente utilizado USD, a menos que a empresa seja européia, neste caso costuma se utilizar o EURO.
Moeda Index: IGPM, INCC, entre outros.
Moeda do Sociedade: Se for uma multinacional que tenha que apresentar os relatórios em uma determinada moeda, para efeito de consolidação.
Moeda do Grupo: Moeda definida no mandante do sistema
OBS2 – Moedas Internas Adicionais para Ledger
Definir moedas internas adicionais para ledger.
OBBS – Definir taxas de conversão para conversão de moeda
Defir fatores de conversão de moeda. Nesta atividade IMG, é entrada, por cada categoria de taxa de câmbio e por cada par de moedas, a relação de câmbio para a conversão de moeda. Além disso, é aqui especificado se, para pares de moedas específicos, se pretende utilizar uma categoria de taxa de câmbio divergente.
OB08 – Entrar taxas de Câmbio
Cadastrar taxas de Câmbio. Para a atividade Entrar taxas de câmbio, o sistema utiliza as taxas de câmbio gravadas na categoria de taxa de câmbio M para a conversão de moeda no lançamento e na compensação de documentos. É necessário que o sistema contenha uma entrada nesta categoria de taxa de câmbio. As taxas de câmbio são válidas para todas as empresas
OY05 ou SCAL – Calendário SAP
Cadastrar os feriados nacionais, estaduais e municipais. Pode-se usar o padrão do sistema. Se necessário, o usuário-chave pode cadastrar outros feriados que não estejam definidos no padrão.
OX02 – Criar Empresa
Cadastrar/Criar Empresa. A empresa é uma unidade organizacional da contabilidade que estrutura o empreendimento do ponto de vista da contabilidade financeira.
OX02 – Criar Empresa
Cadastrar/Criar Empresa. A empresa é uma unidade organizacional da contabilidade que estrutura o empreendimento do ponto de vista da contabilidade financeira.
OX15- Definir Sociedade
Criar Sociedade. Uma sociedade é uma unidade organizacional na contabilidade, que desagrega a empresa de acordo c/ os requisitos da legislação comercial de cada país.
Quando são definidas as sociedades, devem também ser criados os dados básicos dessas mesmas sociedades. A modalidade funcional apenas é especificada quando a contabilidade financeira é configurada no sistema. A sociedade G0000 já está predefinida em todas as tabelas dependentes. No sistema SAP, todas as funções de consolidação da contabilidade financeira são efetuadas com base nas sociedades. Uma sociedade pode abranger uma ou várias empresas. No que diz respeito à apresentação do balanço do grupo, quando são criadas as sociedades, é necessário ter em conta os seguintes aspetos:
• No caso da firma utilizar vários mandantes, é necessário efetuar para cada mandante, a atualização das sociedades que não estiverem operacionais no respetivo sistema e que apareçam apenas como sociedades parceiras de negócios internas ao grupo. Esta é a condição para que possa ser efetuada a classificação contábil de uma sociedade parceira de negócios interna ao grupo.
• Para a identificação das sociedades, deve utilizar-se um catálogo de números uniforme para todo o grupo. Geralmente, este é proposto pela sociedade matriz.
• Também é aceitável designar filiais juridicamente dependentes como ‘sociedades’ e reunilas na unidade jurídica com os meios da consolidação.
OX16 – Atribuir Empresa – Sociedade
Atribuir Empresa a Sociedade. Nesta atividade IMG, são atribuídas a uma sociedade as empresas que se pretende incluir na apresentação geral do balanço do grupo.
OB45 – Áreas de Controle de Crédito
Definir/Criar áreas de controle de créditos para empresa. A área de controle de créditos é uma unidade organizacional da contabilidade que propõe um limite de crédito para clientes e o controla. Uma área de controle de créditos pode conter uma ou mais empresas. Não é possível atribuir uma empresa a mais de uma área de controle de créditos. Dentro de uma área, os limites de crédito têm que ser indicados na mesma moeda.
OB38 – Atribuição Empresa – Área de Controle de Crédito
Atribuir áreas de controle de crédito às empresas.
OF01 – Área de Administração Financeira
A área de administração financeira é uma unidade organizacional da Contabilidade que estrutura a empresa do ponto de vista da previsão de tesouraria e da administração do orçamento. A definição funcional de valores das áreas de administração financeira é efetuada separadamente para a previsão de tesouraria e a administração do orçamento nos guias de implementações correspondentes.
Para permitir a utilização integrada do sistema SAP, é necessário ligar as áreas de administração financeira a unidades organizacionais de outras aplicações. Ao especificar, por exemplo, uma classificação contábil da administração do orçamento na entrada de um documento (p.ex. item financeiro, centro financeiro), o sistema terá que determinar uma área de administração financeira para a transmissão dos dados para a administração do orçamento. Para tal é necessário determinar de que modo a área de administração financeira deverá ser derivada.
A moeda da área de administração financeira pode ser selecionada independentemente da(s)
moeda(s) da empresa.
OF18 – Atribuir empresa – Área de Administração Financeira
Nesta etapa, atribui-se cada empresa relevante para a previsão de tesouraria ou para administração do orçamento a uma área de administração financeira.
É possível agrupar várias empresas em uma área de administração financeira para uma previsão de tesouraria ou uma administração do orçamento válida para todas as empresas.
Para isto, as empresas em questão têm que ser atribuídas à mesma área de administração financeira.
Observações
A atribuição só pode ser modificada, se:
• Nem a previsão da tesouraria, nem a administração do orçamento estiverem ativadas
• Ainda não existirem dados reais
• Nenhum item financeiro tiver sido gravado em uma conta do Razão da empresa
OX03 – Criar Divisão
A divisão é uma unidade organizacional da contabilidade, correspondendo a uma área de atividade delimitada da empresa ou a uma área de responsabilidade dentro da empresa.
OB29 – Cadastrar a variante de exercício
Nessa transação, pode-se criar novas variantes de Exercício, ou utilizar uma existente (Standard) do sistema. Normalmente, se usa o padrão SAP K4 (= ano civil) que consiste de doze períodos contábeis mais quatro períodos para lançamentos especiais. Para criar uma nova, basta copiar uma existente
OB37 – Atribuição Empresa – Variante de Exercício
Atribuir a empresa à variante de exercício.
OBBO – Definir / Criar Variantes – Períodos Contábeis
Definir/ Criar variantes para os períodos contábeis.
OB52 – Períodos Contábeis – Abrir, Fechar e Criar
Abrir, fechar e Criar os períodos contábeis de lançamento
OBBP -Atribuir Variante de Períodos Contábeis – Empresa
Atribuir empresas a variantes de períodos contábeis
OB27 -Tipos de Documentos – Lista
Visualisar os Tipos de Documentos (Standard) e/ou Criar novos Tipos de Doc
FBN1 – Intervalo de Numeração de Documentos
Definir intervalos de numeração para os documentos.
OB64 – Desvio Máximo Taxa de Câmbio
Cadastrar o desvio de câmbio. Nesta atividade IMG, pode ser definido, para cada empresa, um desvio de câmbio máximo para lançamentos em moeda estrangeira. Para isso, deve indicar-se em que percentagem a taxa de câmbio entrada manualmente no cabeçalho de documento pode divergir da taxa de câmbio definida no sistema.
Se a taxa de câmbio ou o montante em moeda interna ou em moeda estrangeira forem entrados manualmente quando é entrado o documento, o sistema compara-os com as taxas de câmbio definidas no sistema. No caso de daí resultar um desvio que ultrapasse a percentagem indicada, aparece uma mensagem de aviso.
OBH2 – Copiar Intervalo de numeração p/ um Exercício Fiscal
Nesta entrada de menu, é possível determinar, para cada empresa, os intervalos de numeração de documentos que devem ser copiados de um exercício para um outro exercício. Para isso é necessário gravar a seguinte informação:
• Empresa(s), no âmbito da(s) qual/quais se copia
• Número(s) de intervalo(s) de numeração, que é/são copiado(s)
• Exercício a partir do qual se copia (exercício fonte)
• Exercício para o qual se copia (exercício de destino)
OBY6 – Atribuir Desvio Máximo Taxa de Câmbio à Empresa
Atribuir desvio Maximo da Taxa de câmbio à Empresa
OBD5 – Tipos de Documento p/ Entrada de Código de Barras
Cadastrar os tipos de documentos para entrada de código de barras.
OBC4 – Variantes de Status de Campo
Atualizar as variantes de status de campo. O status de campo é definido em várias transações, para visualizar se existe algum conflito entre elas, executar o programa RM07CUFA.
O status de campo neste caso é definido por tipo de conta, ou livros auxiliares, que são denominados no SAP de “sub-ledgers”, de modo a conta do razão é amarrada ao cadastro do item, assim, quando se lança algo para um determinado cliente, ele atualiza automaticamente a conta contábil do mesmo. Estas contas são chamadas de conta de reconciliação. Os sub-ledger’s são:
• Ativo
• Clientes
• Fornecedores
• Materiais
OBC5 – Atribuição Variantes de Status de Campo – Empresa
Atribuir as variantes de status de campo à empresa.
OB41 – Definir chave de lançamento
Definir Chave de Lançamento. Nesta atividade IMG, são definidas as chaves de lançamento. A chave de lançamento é entrada antes de se entrar um item de documento e ela controla a entrada e o processamento desse item de documento.
Para cada chave deve especificar-se, por exemplo:
• Em que lado da conta deve ser efetuado o lançamento
• Em que tipo de conta deverão ser efetuados lançamentos com a chave de lançamento
• Os campos que estão contidos nas telas de entrada e se é necessário preencher esses campos (status de campo)
OBU1 – Amarrar Tipo de Documento à Chave de Lança mento
Amarrar Tipo de Documento à Chave de lançamento. Aqui são definidos valores propostos para tipos de documentos e chaves de lançamento que, caso contrário, terão de ser entrado pelo usuário quando este efetuar o processamento de transações contábeis. As especificações dependem do código de função.
OB71 – Variante de Tela para entrada de Documento
Selecionar variantes de tela para a entrada de documentos. A variante de tela especificada para cada empresa, remete para telas especiais de documentos, em algumas funções específicas. A variante de tela é determinada em função da empresa.
OBY6 – Dados/Parâmetros Globais da Empresa
Cadastrar as referências contábeis da empresa
OBA4 – Grupo de Tolerância p/ Funcionários
Definir os grupos de tolerância para os funcionários da empresa. Nesta atividade IMG, são definidos diferentes montantes limite para os respetivos empregados, com os quais se pode determinar:
• até que montante o empregado pode lançar um documento;
• até que montante o empregado pode entrar um item de documento numa conta de cliente ou de fornecedor;
• que percentagem de desconto o empregado pode conceder num determinado item de documento;
• até que montante podem ser aceites diferenças de pagamento.
Atividades:
1. Determinar, para cada empresa, as tolerâncias que devem ser definidas e se é necessária uma diferenciação por grupos de empregados. Caso se pretendam definir diferentes tolerâncias para os respetivos empregados, os montantes limite devem ser indicados de forma diferenciada de acordo com os grupos. Caso os limites de tolerância devam ser válidos para todos os empregados, deve deixar-se o campo “Grupo” em branco.
2. Definir as tolerâncias em conformidade.
3. Caso se tenham definido diferentes grupos de tolerância, é necessário atribuir depois os empregados a um determinado grupo de tolerância. Escolher, para isso, a atividade IMG “Atribuir usuários a grupos de tolerância”. Os empregados são entrados no grupo grupo relevante.
OB57 – Atribuir usuário a grupos de tolerância
Atribuir Funcionários a um Grupo de Tolerância.
OB63 – Proposta de Exercício
Propor exercício para a empresa. Nesta atividade IMG, pode determinar-se que seja proposto um exercício para a função de exibição de documentos e para a função de modificação de documentos. O sistema utiliza, para tal, o exercício que foi utilizado pelo usuário na sessão de trabalho, em último lugar.
OB68 – Proposta Data Valor
Propor data valor para a empresa. Se necessário, introduzir uma data valor na entrada de itens de documentos. Nesta entrada de menu o usuário poderá determinar para cada empresa se a data CPU deverá ser proposta como data valor.
OB13 – Planos de Contas – Criar
Criar plano de contas. A empresa pode ter mais que um plano de contas, porém um deles deverá ser o operacional da empresa. Pode existir o plano do grupo de empresas, neste caso, no plano operacional é definida a conta correspondente. Um plano de contas pode ser utilizado para quantas empresas for necessário.
OB62 – Atribuição Empresa – Plano de Contas
Atribuir o plano de contas à empresa.
OBD4 – Grupo de Contas – Criar
Criar e Atribuir os grupos de contas ao plano de contas criado. Definir as estruturas de telas para o cadastro das contas (Status do campo). O SAP possui um grupo de contas Standard. Devem ser verificados quais os grupos de contas que já são utilizados pela Empresa (no caso de transferir os dados para o SAP) para que possa ser criado (na tela abaixo) conforme os códigos do grupo de contas da empresa.
OB53 – Determinar conta do resultado transportado
Definir a conta de resultado transportado, ou seja, a conta para a qual serão transportados os saldos das contas de resultados (contas de receitas e despesas ao final do exercício), com a finalidade da apuração do lucro.
Pode definir-se uma ou várias categorias de contas de resultado por cada plano de contas e atribuí-las às contas de resultado transportado.
OB58 – Estrutura de Balanço/L&P – Criar
Definir/Criar estrutura de balanço/L&P.
FS00 – Conta do Razão – Criar, Modificar, Exibir, Bloquear, Eliminar
Cadastrar as contas contábeis ao Plano de contas. Em esta transação, também é possível Modificar uma conta, Exibir, Bloquear (bloquear uma conta do Razão para transações e lançamentos na contabilidade financeira), Eliminar uma conta do Razão (Importante: a eliminação da conta só será possível caso não tenha sido feita nenhuma transação utilizando esta conta. Antes de qualquer eliminação, executar um teste para ter certeza do que irá eliminar) e também com Modelo;
Recomenda-se criar uma conta usando uma da mesma natureza já existente como modelo, pois assim os campos já aparecem preenchidos, podendo ser alterados caso seja necessário.
OBR2 – Eliminação Dados Mestres
Apagar as contas marcadas para eliminação. Se necessário, é possível excluir uma conta do plano de contas.
Para a eliminação de uma conta, a mesma precisa ser marcada para eliminação, e em seguida executar um programa.
Importante: a eliminação da conta só será possível caso não tenha sido feita nenhuma transação utilizando esta conta. Antes de qualquer eliminação, executar um teste para ter certeza do que irá eliminar.
O7Z3 – Estrutura de Linha
Definir estrutura de linha das partidas individuais. (ex. número de documento, tipo de documento, montante).
OB09 – Conta de Diferença de Câmbio – Criar
Criar conta para lançamento de diferença de câmbio. Verificar com a Empresa, quais contas deveram ser criadas para Lançamento de diferença de Câmbio para que elas possam ser criadas nessa transação.
OB26 – Definir Estrutura de Telas por Transaçao
Definir a estrutura das telas para os dados mestre das contas do Razão, dependendo das seguintes transações:
• Exibir
• Criar
• Modificar
OBD2 – Grupo de Contas Clientes
Definir grupo de contas com estrutura de tela (clientes) Ao ser criada uma conta de cliente, é necessário indicar um grupo de contas. Com base no grupo de contas, pode determinar-se:
• Em que intervalo se deve situar o nº de conta
• Se o número deve ser atribuído internamente pelo sistema ou se deve ser atribuído externamente pelo usuário (tipo da atribuição de números)
• Se se trata de uma conta-CD
• Quais os campos que estão prontos para entrada ou que têm de ser preenchidos (status do campo), quando são criados ou modificados registros mestres.
OBD3 – Grupo de Contas Fornecedor
Definir grupo de contas com estrutura de tela (fornecedores) Ao ser criada uma conta de fornecedor, é necessário indicar um grupo de contas. Com base no grupo de contas, pode determinar-se:
• Em que intervalo se deve situar o nº de conta
• Se o número deve ser atribuído internamente pelo sistema ou se deve ser atribuído externamente pelo usuário (tipo da atribuição de números)
• Se se trata de uma conta-CD
• Quais os campos que estão prontos para entrada ou que têm de ser preenchidos (status do campo), quando são criados ou modificados registros mestres
O7Z3 – Estrutura de Linha para Clientes
Definir a estrutura de linha para clientes (ex. número e tipo de documento, montante)
O7Z3 – Estrutura de Linha para Fornecedores
Definir a estrutura de linha para fornecedores (ex. número e tipo de documento, montante).
XDN1 – Intervalos de Numeração – Clientes
Criar intervalos de numeração para contas de clientes. Os intervalos de numeração devem ser atribuídos aos grupos de contas p/clientes
XKN1 – Intervalos de Numeração – Fornecedores
Criar intervalos de numeração para contas de fornecedores. Os intervalos de numeração devem ser atribuídos aos grupos de contas p/fornecedores
OBAR – Atribuir intervalos de numeração a grupos de contas p/ Clientes
Atribuir intervalos de numeração a grupos de contas p/ clientes. Os intervalos de numeração criados pelo usuário na etapa precedente devem ser atribuídos nesta etapa aos grupos de contas de clientes. Um intervalo de numeração pode servir para vários grupos de contas
OBAS – Atribuir intervalos de numeração a grupos de contas p/ Fornecedores
Atribuir intervalos de numeração a grupos de contas p/ fornecedores. Os intervalos de numeração criados pelo usuário na etapa precedente devem ser atribuídos nesta etapa aos grupos de contas para fornecedores. Um intervalo de numeração pode servir para vários grupos de contas.
OBB8 – Condições de Pagamento – Criar
Criar / Atualizar condições de pagamento. As condições usuais de pagamento já estão instaladas previamente no sistema standard SAP. Isto inclui determinações sobre as condições de pagamento, limite de dias, ou data base dos prazos de pagamento, podendo também ser modificadas ou criada novas condições.
OBB9 – Condições de pagamento em prestações
Criar / Atualizar condições de pagamento para prestações. Nesta etapa o usuário poderá determinar se um montante de fatura deve ser dividido em montantes parciais com diferentes vencimentos. Para esta condição de pagamento em prestações o usuário terá que determinar o montante das prestações em porcentagem e as condições de pagamento. No lançamento de uma fatura com a condição de pagamento em prestações, o sistema gera o número correspondente de itens de documentos através das determinações das prestações.
OBXU – Contas para Desconto a Receber
Definir conta para lançamento de desconto a receber. Na entrada de menu Rendimento por desconto, são definidos os números de conta das contas de rendimentos por desconto. O sistema lança o montante do desconto nessas contas, quando é efetuada a compensação de partidas em aberto.
OBA3 – Tolerância de Clientes
Definir nesta etapa tolerâncias para clientes. Essas tolerâncias são utilizadas para o tratamento de diferenças de pagamento e partidas residuais que posssm surgir na compensação de pagamentos. As tolerâncias devem ser indicadas num ou vários grupos de tolerância. A cada cliente é atribuído um grupo de tolerância por intermédio do registro mestre. Para cada grupo de tolerância deve determinar-se:
• As tolerâncias até às quais o lançamento das diferenças de pagamento é efetuado automaticamente em contas de despesas ou contas de rendimentos, quando é efetuada a compensação de partidas em aberto;
• O tratamento das condições de pagamento para partidas residuais, caso elas devam ser lançadas quando é efetuada a compensação.
OBBE – Motivos de Diferença
Definir os motivos de diferenças. Nesta atividade IMG, são definidos, para cada empresa, motivos de diferença para o tratamento de diferenças de pagamento sob a forma de:
• partidas residuais
• pagamentos parciais
• lançamentos por conta
Os motivos de diferença aparecem, por exemplo, no caso da validade do desconto ter sido ultrapassada, o desconto ter sido sacado sobre um pagamento líquido devido ou, simplesmente, em caso de erro de cálculo do cliente. Para cada motivo de diferença, determina-se:
• em que empresa ele é aplicável
• qual o tipo de correspondência (aviso de pagamento ao cliente) que a ele está associado
• texto breve e texto descritivo do motivo da diferença
Finalmente, pode ser definido o código para dar baixa de cada motivo de diferença. Isto significa que é dada baixa da diferença de pagamento numa conta do Razão separada. Esta conta do Razão é definida no guia de implementação da contabilidade geral, na atividade IMG “Criar contas do Razão”. Consultar, para este efeito, o capítulo “Definir contas para as diferenças de pagamento”.
Se o código não for definido, na conta do cliente é gerado um novo item sob a forma de uma dívida a receber pendente.
OBXL – Contas de Diferença de Pagamento
Gravar as contas de diferença de pagamento de acordo com os motivos. Pode ser definida a atribuição de contas para os motivos da diferença que determinam que, numa conta do Razão em separado, seja dada baixa às diferenças de pagamento. Para isso, é necessário definir as contas de despesa correspondentes. Exemplo: Pode, por exemplo, definir-se uma conta de despesas, respetivamente, para os motivos de diferença “Mercadorias com defeito”, “Fornecimento com atraso”, etc.
OB27 – Motivos para Bloqueio de Pagamento
Definir motivos para bloqueio de pagamento.
FBZP – Programa de Pagamento (Pagamento Automático)
Instalar o programa de pagamento.
OB27 – Motivos para Bloqueio de Pagamento
Definir motivos para bloqueio de pagamento
FCHI – Intervalos de Numeração para Cheques
Definir os intervalos de numeração para os cheques.
OB40 – Contas de Impostos para Sáida de Fatura
Gravar contas de impostos para saída de fatura. Nesta etapa, o usuário indica as contas, nas quais serão lançados os tipos diferentes de imposto. O sistema determina estas contas para os lançamentos automáticos.
OBXI – Contas para Despesas por Desconto
Definir contas para lançamento de despesas por desconto. Nesta atividade IMG, podem ser definidos os números de conta para as contas de despesas por desconto. O sistema lança nestas contas o montante de desconto quando efetua a compensação de partidas em aberto.
OBXR – Conta de Reconciliação p/ Adiantamentos de Clientes
Definir a conta de reconciliação para o lançamento de adiantamentos efetuados pelos lientes.
Nesta atividade IMG, pode ser definida uma conta, na qual serão administrados, no Razão, os adiantamentos de clientes ou as solicitações de adiantamentos. O lançamento de adiantamentos ou solicitações de adiantamentos é efetuado automaticamente nesta conta, e não numa conta normal de contas a receber (conta de reconciliação).
OBYR – Conta de Reconciliação p/ Adiantamentos de Fornecedores
Definir a conta de reconciliação para o lançamento de adiantamentos efetuados para os fornecedores. Na entrada de menu Conta de reconciliação divergente, pode ser definida uma conta, na qual devem ser registrados, no Razão, os adiantamentos aos fornecedores. O lançamento de adiantamentos é efetuado automaticamente nesta conta, e não na conta normal de obrigações (conta de reconciliação).
OBYN – Conta de Reconciliação Diferente para Letras de Câmbio a Receber
Definir a conta de reconciliação para o lançamento de L/C a receber. Nesta atividade IMG, podem ser definidas uma ou mais contas, nas quais serão registrados, no Razão, os pagamentos por letras de câmbio dos clientes ou fornecedores. O lançamento de letras de câmbio é efetuado automaticamente nestas contas, em vez de na conta normal de contas a receber (conta de reconciliação). Desta forma, é possível registrar as letras de câmbio separadamente dos créditos normais. Deixa de ser necessário um registro de transferência para efeitos da exibição do balanço.
FI12 – Bancos da Empresa
Definir bancos da empresa. O sistema standard fornece vários bancos da empresa a título de exemplo, de modo a possibilitar a configuração do programa de pagamento.
OT01 – Data Valor Empresa (Data Efetiva)
Propor data valor para a empresa, ou seja, a data de lançamento de um documento deve ser proposta como a data de vencimento do mesmo
OT05 – Símbolos de Origem
Definir símbolos de origem. Neste nó, definir os símbolos de origem e atribuí-los à previsão de tesouraria a curto prazo ou à situação financeira do dia.
O símbolo de origem subdivide os níveis de previsão de tesouraria de acordo com as fontes que o usuário alimenta com dados. Exemplos são:
• contabilidade bancária
• contabilidade de contas pessoais
• administração de materiais
• vendas e distribuição
OT14 – Nível de Previsão Tesouraria
Definir nível de previsão de tesouraria. Nesta entrada de menu, definir os níveis de previsão de tesouraria para as contas pessoais e atribuí-las, através do símbolo de origem correspondente, à previsão de tesouraria a curto prazo.
Os níveis do sistema standard que começam com “F” ou “B” estão reservados para a atualização automática dos lançamentos FI. Para a atualização de dados da venda e distribuição e da administração de materiais estão reservados níveis próprios. Desta forma a exibição da previsão de tesouraria a curto prazo é mais elucidativa.
Recomendação SAP
É recomendada a utilização dos seguintes níveis:
• o nível F0 para contas bancárias
• o nível F1 para clientes e fornecedores
• os níveis B1-Bn para as contas de compensação bancária
• os níveis M1-Mn para a atualização da administração de materiais
• os níveis S1-Sn para a atualização dos dados de vendas e distribuição
OT13 – Grupos de Previsão Tesouraria
Definir grupos de previsão de tesouraria. Definir nesta entrada de menu os grupos de previsão de tesouraria para clientes e fornecedores.
Um grupo de previsão de tesouraria representa determinadas características, tipos de comportamento ou riscos desse grupo. Assim, o usuário pode analisar as entradas ou saídas de pagamentos em relação à probabilidade de entrada ou saída de moeda, ao valor do montante ou ao tipo de relação comercial.
Exemplo
• A1 Forncedores nacionais
• A2 Fornecedores estrangeiros
• A3 Fornecedores Empresas filiadas
• A4 Atacadistas
• E1 Clientes Cobrança bancária automática
• E2 Clientes nacionais
• E3 Clientes estrangeiros
• E4 Clientes Risco
A atribuição dos clientes e fornecedores a um grupo de previsão de tesouraria é efetuada através de uma entrada no registro mestre.
Atribuir aqui, além disso, os grupos de previsão de tesouraria a um nível de previsão de tesouraria.
OT16 – Nome da conta em tesouraria
Definir nome da conta na tesouraria. Nesta entrada de menu, atribuir a cada conta bancária e a cada conta de compensação bancária um nome significativo como nome da conta em tesouraria. Em todas as funções e reports da administração de caixa é utilizada esta denominação em vez do número de conta.
A denominação é unívoca dentro da empresa.
Condições
Assegurar-se que as contas bancárias estão definidas no plano de contas e na empresa. No caso de contas bancárias verdadeiras terá que ser gravada uma identificação bancária e uma identificação de conta, assim como terá que ser atualizado o número externo de conta bancária.
OT17 – Atualizar Estrutura
Atualizar estrutura. Esta etapa permite especificar estruturas de grupo, mediante as quais o usuário pode agrupar determinadas contas bancárias e pessoais para a exibição da situação de caixa ou da previsão de tesouraria a curto prazo. Deve proceder-se às seguintes determinações:
• exibição da situação de caixa e da previsão de tesouraria a curto prazo o que contas o usuário pretende ver na estrutura e que contas pretende excluir o sob que conceito de compactação deverão ser agrupadas as linhas de nível e as linhas de grupo para a exibição
o de que categoria de linha se trata, sendo “E” para nível e “G” para conta ou grupo MRP.
• para a compensação de contas o em que conta deverão ser compactados os saldos das contas de compensação na compensação de contas.
OT18 – Atualização Títulos
Atualizar títulos. Nesta atividade definem-se as classificações e determinam-se os títulos globais e os títulos de linhas que serão visualisados na situação de caixa e na previsão de tesouraria a curto prazo.
OT20 – Intervalos de Numeração (Tesouraria)
Definir intervalos de numeração na tesouraria. Na entrada de menu “Intervalos de numeração”, determinar um ou mais intervalos de numeração para o MRP manual. A cada registro individual entrado manualmente, é atribuído um número do intervalo correspondente.
OT47 – Níveis de Tesouraria para Logística
Definir níveis de previsão de tesouraria para logística. (Atribuição de Níveis e Grupos). Nesta entrada de menu, atribuir as operações de administração de materias e de vendas e distribuição aos níveis MRP, que o usuário anteriormente tinha definido para a atualização destes dados.
Esta atribuição é indispensável, uma vez que o nível de administração de tesouraria não pode ser determinado diretamente a partir dos campos do registro mestre, como sucede com os dados da contabilidade financeira.
Com os dados da contabilidade financeira, o nível de administração de tesouraria nas contas do Razão é determinado no registro mestre, sendo a determinação de contas de terceiros efetuado a partir do grupo MRP, através do qual o nível para os lançamentos FI pode ser determinado. Ao inverso, a transação contábil é representada, na logística, por uma sigla interna:
• 1 = Requisição de compra
• 2 = Pedido
• 3 = Plano de entregas
• 101 = Ordem
• 201 = Agenciamento
De forma a estas operações serem diferenciáveis, cada uma delas terá que ser atribuída a um
nível MRP.
OT24 – Determinar conta intermediária, contas transitórias e montantes
Definir meios de pagamento e saldos mínimos para serem utilizados na concentração de caixa. Efetuar as seguintes configurações para a concentração de caixa:
• atualizar o saldo planejado
• determinar o MRP mínimo
• determinar o montante mínimo para avisos
• determinar a conta intermediária (caso a compensação não seja efetuada diretamente mediante a conta de destino)
• determinar contas transitórias para atualização
OT27 – Formulários
Definir formulários da administração da tesouraria.
FDFD – Preparar início produtivo e estrutura de dados
Definir parâmetros de integração entre FI e logítica (SD e MM), ou seja, preparar início produtivo e estrutura de dados.
Esta entrada de menu suporta o usuário na introdução da administração de tesouraria. Podem ser ativadas empresas para a atualização da administração de tesouraria, sendo verificadas configurações de tabelas. Os registros mestre de clientes e fornecedores podem ser preenchidos com os grupos de administração de tesouraria necessários à atualização da administração de tesouraria, simplificando assim uma reestruturação parcial ou total do registro de totais.
OBBY – Categoria de Operação
Criar categoria de operação para criação da tabela de correspondência entre códigos internos do SAP e códigos externos do banco.
Nesta etapa define-se o nome e as definições das várias categorias de operação necessárias. Os bancos da empresa que utilizam listas de códigos de transações contábeis idênticas (operações externas) podem posteriormente ser atribuído à mesma categoria de operação.
OBBA – Regras de Valor
Definir regras de valor para os bancos criados para a empresa. Nesta entrada de menu, para determinadas operações bancárias (p.ex., apresentação de L/C, cheques recebidos), pode determinar-se o seguinte por cada banco da empresa e por cada conta:
• Data de referência para determinar a data efetiva
É com base nessa data de referência que é acordada com o banco a regra que determina quando a data efetiva deve ser fixada.
• Regras para a determinação da data efetiva exata
A determinação da data efetiva é efetuada da seguinte forma: em primeiro lugar, é entrado um determinado número de dias e, a partir desse número de dias, o sistema determina a data efetiva a contar da data de referência.
Também é possível determinar essa data de acordo com uma identificação de calendário (=K1) que tenha sido definida pelo usuário. Se for entrado um ID calendário, só serão considerados os dias úteis na determinação da data. Se não for indicado qualquer calendário, o sistema considera todos os dias efetivos, incluindo fins de semana e feriados.
A data determinada pelo sistema é então verificada numa segunda etapa, para se saber se, de acordo com um segundo ID calendário, se trata de um domingo ou de um dia feriado. Esse pode ser o caso, por exemplo:
• se, na determinação da data, não se proceder de acordo com um determinado ID calendário, i.e., se forem considerados todos os dias da semana para a determinação da data;
• se um determinado dia (p.ex., festa do Corpo de Deus) for um dia útil de acordo com o primeiro ID calendário (p.ex., para o estado federado Berlim) e, de acordo com o segundo calendário, for um feriado (p.ex., para o estado federado Baviera).
Quando se trata efetivamente de um dia de fim de semana ou de um feriado, o sistema passa em revista todos os dias do período indicado até encontrar um dia útil de acordo com o segundo ID calendário entrado. É dessa forma que o sistema determina a data efetiva definitiva.
OBBB – Atribuir forma de pagamento a transação bancária
Atribuir meio de pagamento a operação bancária. Nesta seção, pode ser atribuído uma forma de pagamento (p.ex., letra de banco, cheque) a cada operação bancária (relacionada com bancos da empresa). A forma de pagamento é definida nos dados mestre dos clientes e fornecedores para se poder determinar com que procedimento podem ser efetuados os pagamentos. Por cada banco da empresa e por cada conta, deve ser gravada a seguinte informação:
• Forma de pagamento
• Tipo de operação: O tipo de operação é necessário para se poder diferenciar as formas de pagamento (p.ex., letras a descontar ou a cobrar).
• Grupo de bancos do parceiro de negócios: O grupo de bancos do parceiro de negócios é necessário pois o tipo de operação depende do banco da empresa e do grupo de bancos do parceiro de negócios. Aqui também pode ser entrada uma entrada dummy (=”espaço”).
• Operação bancária relacionada com o banco da empresa e denominação da operação
OBBD – ID de Usuário de IDS
ADefinir o código do convênio que a empresa tem com o banco.
OT55 – Atribuir contas bancárias a categorias de operação
Atribuir os bancos a categorias de operação.
(OT56 ou OT57) – Chave para Regras de Contabilidade
Criar chave para regras de contabilidade. Neste nó, são definidas todas as regras de lançamento necessárias para a entrada de extratos de conta e gravar uma chave para cada regra. A chave determina as regras de lançamento para a contabilidade geral e auxiliar. A regra de lançamento representa as transações contábeis registradas no extrato de conta, tais como:
• Cheque recebido
• Nota de crédito
• Nota de débito
OT52 – Criar e Atribuir transações contábeis
Atribuir transações contábeis para digitação do extrato manual. Nesta atividade grava-se um indicador para cada operação contábil e atribui-se uma regra de lançamento para cada operação contábil. Geralmente várias operações contábeis farão referência à mesma regra de lançamento.
Exemplo
Atribui á operação “crédito interno” um indicador diferente do que para “crédito externo” ou “crédito de aluguer” para distinguir as operações contábeis entre si. Como o lançamento é idêntico, as três operações podem ser atribuídas a uma regra de lançamento interna (crédito).
Modificação de contas
Todos os lançamentos representados pela regra de lançamento “crédito”, conduzem a uma conta standard por esquema de lançamento, se não se indicou nenhuma medida de modificação.
Para, por exemplo, se gerir a operação “crédito por aluguer” numa conta divergente deverá criarse uma modificação de contas “entradas por aluguer” numa conta divergente.
A determinação de contas pode ser configurada de tal modo que a operação não seja lançada na conta standard, mas na conta “créditos por aluguer”.
Pode ler-se informação mais detalhada na secção “definir regras de lançamento para o extrato de contas manual”.
OT58 – Criar Símbolos de Conta, Determinar Esquema de Contabilização e Atribuir Contas a Símbolos de Conta
Definir regras de contabilização para extrato conta manual. A determinação de contas é caracterizada por um símbolo de contas, dependente de vários fatores de modificação, ser substituído por uma conta a contabilizar.
Os símbolos de conta são utilizados para reunir transações contábeis (p.ex., cheques recebidos) do mesmo tipo e gerir as mesmas, segundo uma determinada diferenciação, em contas diferentes.
Isto permite uma determinação de contas em contas de compensação distintas a lançar. Exemplos de uma determinação de contas flexível.
1. Quando se pretende gerir cheques recebidos em moeda estrangeira (p.ex., US$) em uma conta de compensação diferente da dos cheques recebidos em moeda interna (p.ex., DM).
Isto é possível mediante a seguinte configuração:
Símbolo de conta Moeda Conta do Razão
Cheque recebido + ++++++++09 (Entrada em caixa MI)
Cheque recebido US$ ++++++++14 (Entrada em caixa ME)
Os dados completamente mascarados (++++++++++) no campo “Conta do Razão” conduziriam à conta a pagar entrada durante a entrada de extrato de conta.
2. Quando se pretende gerir a transação contábil “Nota de crédito por aluguel” em uma conta diferente da prevista para a regra de lançamento “Nota de crédito”. Para tal, tem de ser criada uma modificação de contas para esta transação contábil e indicada a conta a lançar:
Símbolo de conta Modificação de contas Conta do Razão
Cheque recebido Rendimento de aluguel 0000099999 (Nota de crédito por aluguel)
Cheque recebido + ++++++++08 (Entrada em caixa MI)
OT51 – Atribuir código processo a regras contabilização
Definir atribuições de operações externas a regras contábeis. Nesta etapa atribuem-se códigos de transações contábeis (externos) a uma regra de contabilização (interna).
Deste modo, é possível utilizar o mesmo esquema de contabilização para diferentes códigos de transação contábil.
Exemplo
1. Código de transação contábil 004 está para nota de débito por débito em conta bancária
2. Código de transação contábil 005 está para nota de débito autorização de débito direto
3. Código de transação contábil 020 está para nota de débito ordem de transferência
Do ponto de vista da empresa, as transações contábeis externas apresentadas são idênticas do ponto de vista contábil, razão por que devem ser atribuídas à mesma regra de contabilização (nota de débito).
Além disso, as mesmas regras de contabilização podem ser definidas para diferentes dados bancários, mesmo se que se utilizem vários códigos de transações contábeis (p.ex. se forem utilizados diferentes formatos de file).
OBY9 – Transporte de Plano de Contas
Transportar o plano de contas do client de customização para outros clients. Em princípio, o usuário pode transferir as especificações efetuadas para outros mandantes do mesmo sistema ou até de um sistema diferente. Isto pode ser efetuado, incluindo as configurações desejadas do sistema numa ordem de correção e, em seguida, transportando esta ordem de correção para o destino que se quiser.
Uma vez que as especificações relativas ao plano de contas estão distribuídas por várias atividades IMG, as especificações podem ser colocadas, de uma só vez, numa ordem de correção, utilizando a função “Transportar plano de contas”. O conteúdo das áreas que podem ser selecionadas corresponde ao da função “Copiar plano de contas”.
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