SIGAQDO Módulo Controle de Documentos

SIGAQDO Módulo Controle de Documentos

SIGAQDO - Módulo Controle de Documentos

O que é SIGAQDO Tots Protheus

SIGAQDO Módulo Controle de Documentos Totvs Protheus

O SIGAQDO Modulo Controle de Documentos, tem como objetivo o gerenciamento dos documentos utilizando os seguintes recursos:

• Cadastro e edição de todos os procedimentos, instruções, normas, desenho e demais documentos da empresa: Código e Revisão;
• Controle do Ciclo de Aprovação: digitação, elaboração, validação, aprovação e distribuição das cópias, eletrônicas ou em papéis;
• Amarração da referência entre um documento e outro;
• Emissão do protocolo de recebimento;
• Integração com Microsoft® Word®;
• Controle dos treinamentos nos documentos;
• Emissão de Lista Mestra e Lista de Documentos para cada destinatário/pasta;
• Envio de e-mail auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revisões;
• Visualização rápida dos documentos vigentes.

O processo de gestão da qualidade requer um gerenciamento rigoroso de documentos que pode incluir o controle de formulários utilizados na corporação, o acervo de normas ou procedimentos e bancos de conhecimento, auxiliando a empresa na gestão do conhecimento. Para que este processo seja feito de forma eficiente, é importante centralizar as informações e, se possível, armazenar os doucmentos em arquivos eletrônicos, o que promove redução de custos com material impresso e simplifica a troca de informações entre os processos, principalmente nas etapas de localização, consulta e recuperação dos documentos durante todo o seu ciclo de vida.

A documentação eletrônica é um recurso dinâmico para as organizações divulgarem suas regras, planejamentos, objetivos e ações, permitindo que todos os envolvidos cumpram seu papel no processo de forma padronizada. Entre os principais benefícios da solução pode-se destacar:

    • melhoria no tempo de processamento e manuseio de papéis;
    • satisfação do usuário e aumento da produtividade;
    • melhoria na qualidade de fluxo dos processos;
    • aumento na velocidade da localização dos documentos;
    • melhor atendimento ao cliente por oferecer respostas mais rápidas;
    • padronização dos modelos de documentos e alinhamento da estrutura da documentação;
    • segurança das informações;
    • garantia de controle das revisões com identificação dos responsáveis e destinatários;
    • garantia no controle do armazenamento dos documentos;
    • fácil manuseio para o controle de manuais do sistema de gestão da qualidade;
    • auxílio no controle de formulários padronizados utilizados na empresa;
    • comunicação automática entre os responsáveis e leitores dos documentos;
    • incentivo a melhoria contínua dos processos através das solicitações e revisões dos documentos;
    • ser facilmente distribuído, assegurando que todos posam usar a documentação do sistema para fins de referência;
    • facilitar a implementação das atividades de atendimento uniforme em toda organização.

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